Projecten sneller realiseren door juist te vertragen

Je kent het wel… Het heeft lang geduurd om akkoord te krijgen van alle beslissers om je project eindelijk te mogen starten 🥳. Budget is wel beperkt of in ieder geval belangrijk om in de gaten te houden en natuurlijk zijn de deadlines weer strak.

Aan de slag dus! Je plant alvast een handjevol aan meetings met de collega’s en afdelingen die jij denkt nodig te hebben. Je plant wat weekly’s in zodat je zeker weet dat mensen tijd vrij houden voor je project. Je draait een powerpoint in elkaar om iedereen te overtuigen van wat je wilt realiseren en maakt alvast een project aan in Jira zodat je meteen acties kunt uitzetten. De grote dag is aangebroken. Tijd voor de Kick-Off meeting 😃

Eenmaal in de kick-off meeting blijkt het groepje collega’s zich ook te hebben voorbereid. Zij hebben bij de koffiemachine met elkaar alvast een lijstje met bezwaren voor je opgesteld: “Waarom doen we dit eigenlijk?”, “Dit gaat weer veel tijd en geld kosten!”, Enfin, je kunt ze wel bedenken. De moed zakt je even in de schoenen. Dit gaat weer een project worden waar je flink aan de kar moet trekken. 😫

STOP ✋🏻 Even de video terugspoelen….

Projecten gaan sneller door eerst te vertragen!

Je project komt sneller van de kant door te vertragen. Maar wat bedoelen we daarmee? Je kunt beter eerst tijd besteden aan het fundament onder je nieuwe bouwwerk voordat je meteen begint te metselen. Dat zou je kunnen doen door de volgende stappen te doorlopen die een hoop tijd lijken te kosten en in eerste instantie voor vertraging zorgen maar daardoor kun je uiteindelijk veel sneller werken als het project is gestart.

🎯 Welke bedrijfsdoelstellingen dient je project?

Draagkracht voor je project krijg je makkelijker als je helder hebt waar je bedrijf naartoe wil en hoe je project daaraan bijdraagt. Sterker nog, doelstellingen in het project zou je ook zoveel mogelijk moeten ophangen aan de hogere doelstellingen, missie en visie van je bedrijf. Zo ga je meer energie steken in zaken die het meest opleveren voor het bedrijf.

🧑 Betrek alle stakeholders vanaf het begin

Neem de tijd om in gesprek te gaan met iedereen die invloed zal hebben op de uitkomst van het project. Niet alleen je directe collega’s maar ook andere afdelingen en eindgebruikers. Door hun input en bezwaren vroeg mee te nemen voorkom je verrassingen en verlaag je weerstand tijdens het project.

🥅 Stel duidelijk en realistische doelen

Wat wil je precies bereiken met het project? Welke haalbare resultaten ga je op korte en lange termijn halen. Zorg dat je regelmatig een feestje kunt vieren door steeds weer een mijlpaal te kunnen vieren. Dat helpt bij de adoptie! Bovendien kun je steeds iets laten zien en daar weer feedback op ontvangen die je tijdig kunt verwerken.

📝 Werk de requirements uit en maak een design

Misschien wel het meest ondergeschoven kindje van elk project. Een document waarin je alle requirements, vereisten en noodzakelijkheden zo gedetailleerd mogelijk beschrijft. Door de requirements goed duidelijk te hebben is het tijdens de uitvoer van het project voor iedereen helder waar we aan werken. Zorg dat de requirements zoveel mogelijk in verhaalvorm vanuit persona’s zijn beschreven. Oh ja, en in Jip en Janneke taal. Bijvoorbeeld: “De klant logt in en ziet alle data van zijn assets die wij voor hem in beheer hebben in een oogopslag met duidelijke status buttons”.

Op basis van de beschreven requirements is het makkelijker om een ontwerp te maken waarin je aangeeft hoe we datgene wat is beschreven kunnen realiseren. Daarin focus je niet alleen op de techniek maar juist meer op de processen. Wie doet wat, waarom, wanneer, waar en hoe? Door voldoende aandacht voor het proces (en daarmee het menselijk handelen) verklein je de kans belangrijke stappen over te slaan.

🦋 Besteed voldoende aandacht aan het managen van verandering

Mensen zijn van nature niet gek op veranderingen. Veranderen kun je echter goed trainen en begeleiden. Helaas is Change Management vaak de eerste post die eruit gaat vanwege budget en tijdgebrek. Toch zien we dat projecten waar wel aandacht is voor dit onderwerp soepeler lopen en sneller worden gerealiseerd waardoor kosten en tijd juist onder controle blijven.

Kies hiervoor een duidelijke structuur. Bijvoorbeeld de methode van Kotter:

Voor je gevoel kun je nu eindelijk van start. Maar in werkelijkheid heb je de helft van het project al achter de rug. Het cliché “een goed begin is het halve werk” is hier echt van toepassing. Afhankelijk van hoe groot een project is duurt deze voorbereiding misschien weken of zelfs maanden. Maar juist daardoor zul je merken dat mensen enthousiast raken over het project, snappen waar we naartoe gaan en sneller tot resultaten komen omdat er veel duidelijkheid is.

Natuurlijk zul je net als in ieder project flexibel moeten blijven om bij te kunnen sturen bij onverwachte omstandigheden. Een project managen met structuur, aandacht voor mens & proces en verandering zal veel sneller verlopen.

Heb je hulp nodig bij je project? Dan helpen wij natuurlijk graag! Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.