Een Doordachte Projectaanpak: Verandering in 5 Cruciale Stappen
Hoe creëer je nu een naadloze connectie tussen het proces, de mens en de machine?
In een tijdperk waarin bedrijven zich voortdurend aanpassen aan veranderende marktvraag en de steeds strenger wordende eisen van regelgevende instanties, worden bedrijfsprocessen steeds nauwer verweven met hun IT-infrastructuur.
Soms lijkt het echter eerder alsof ze verstrikt raken dan naadloos op elkaar aansluiten. In dit artikel benadrukken we het cruciale belang van een systematische aanpak: eerst begrijpen van de processen, vervolgens optimaliseren en pas daarna vertalen naar softwaretoepassingen. Helaas zien we maar al te vaak dat organisaties proberen processen te forceren in bestaande softwaremogelijkheden, wat leidt tot een scheve verhouding tussen mens en machine en foutgevoelige processen.
Hoe creëer je nu een naadloze connectie tussen het proces, de mens en de machine? Voor ons begint dit op de werkvloer. Het startpunt van een succesvol project waarbij IT betrokken is, is een grondige inventarisatie met de medewerkers die dagelijks in het proces werken. Het is essentieel om te begrijpen waar medewerkers trots op zijn (dat moeten we behouden) en waar ze tegenaan lopen (mogelijk laaghangend fruit voor verbetering). Onze architecten geven de voorkeur aan een hands-on aanpak: ze gaan graag eerst mee op de werkvloer. Ze kijken mee, ervaren het proces en stellen vragen. Niet alleen over de systemen, maar vooral over hoe de processen echt functioneren en waar het eventueel hapert.
Nadat we een grondig begrip hebben gekregen van het proces, gaan we over tot de volgende stap: het visualiseren van het proces. Voor dit doel maken we graag gebruik van Miro, waarmee we snel aantrekkelijke visuele representaties kunnen maken van het proces dat we willen optimaliseren. Door samen met stakeholders door de visuele weergave te lopen, krijgen ze een beter inzicht in de werking van het proces en identificeren ze gebieden voor verbetering. Tijdens dergelijke sessies horen we vaak opmerkingen als “Werkten we echt op deze manier?” of “Dit moet echt anders.” Dit vormt een waardevol vertrekpunt om verandering in gang te zetten. Binnen de visuele weergave kunnen we brainstormen en digitale ‘post-it’-notities toevoegen, zodat we later met slechts een paar klikken het project in Jira en Confluence kunnen vormgeven.
Een van de grootste uitdagingen bij verandering is dat de meeste mensen van nature geneigd zijn zich vast te klampen aan wat ze kennen en vertrouwen. Zelfs als we erkennen dat stilstand eigenlijk achteruitgang is, zijn we als mensen vaak terughoudend tegenover verandering. Aan de andere kant worden IT-professionals soms geconfronteerd met de beperkingen van bestaande systemen of raken ze verstrikt in de dagelijkse beslommeringen. Onze Enterprise Architecten zijn specialisten in het overbruggen van deze twee werelden en begrijpen hoe verandering effectief gestimuleerd kan worden. Bovendien zijn we ons bewust van de ‘change curve’, waarbij we begrijpen dat mensen in verschillende fasen van verandering tijd en ruimte nodig hebben om zich aan te passen. Verandering kan geleerd worden, maar niet afgedwongen.
In deze fase bevinden we ons nog in de vroege stadia van het veranderingsproces, ruim voordat de daadwerkelijke implementatie begint. Het accent ligt hier op het grondig begrijpen en evalueren van het proces dat onderhevig is aan verandering, evenals het actief betrekken van relevante stakeholders. Deze aandacht voor detail en betrokkenheid verzekert een soepelere implementatie en helpt bij het voorkomen van onverwachte complicaties en discussiepunten tijdens de uitvoering.
Fase 1: De Verkenning (Snuffel Fase)
Deze fase begint vaak met workshops waarbij middle management of directie betrokken is, met als doel een duidelijk beeld te krijgen van de strategische doelen die het bedrijf wil bereiken door middel van de beoogde optimalisatie of verandering. Het gaat hier om het definiëren van de ‘groene stip aan de horizon’. Wat moet de verandering opleveren en welke strategische doelen worden nagestreefd?
Fase 2: Het Ideeënstadium (Braindump Fase)
In deze fase stimuleren we creatief denken en brainstormen over de beschikbare opties, de uitwerking van plannen en de mogelijke investeringen die gepaard gaan met verschillende keuzes. We analyseren hoe snel de investeringen zichzelf kunnen terugverdienen en wat de impact zal zijn op klanten en klanttevredenheid. Workshops, zoals die met behulp van een Business Model Canvas, Technology Product Canvas, of een combinatie van verschillende methoden, helpen om out-of-the-box te denken en enthousiasme te genereren voor de aanstaande verandering. Deze fase is gericht op het genereren van ideeën en het verkennen van mogelijkheden.”
Fase 3: Stakeholderconsultatie (Inventarisatie Fase)
In deze cruciale fase is het van groot belang om uitvoerig te communiceren met alle betrokkenen. Dit omvat niet alleen het luisteren naar hun ideeën en inzichten, maar ook het actief betrekken van hun perspectieven. Het doel is om te begrijpen waar zij verbetermogelijkheden zien en de verandering te visualiseren. Deze fase vormt de brug tussen de verkregen informatie, de bedrijfsstrategie en de vastgestelde toekomstvisie (de ‘groene stip aan de horizon’).
Een belangrijk instrument hierbij is het gebruik van visualisaties, waardoor de huidige situatie tastbaar en bespreekbaar wordt. Dit draagt bij aan het ontwikkelen van een steeds concreter wordend plan. Door de betrokkenheid van medewerkers in deze fase worden zij actieve deelnemers in het proces en voelen zij zich medeverantwoordelijk voor het succes van de verandering. Deze betrokkenheid is essentieel voor het creëren van draagvlak en het bevorderen van het welslagen van de veranderingsinitiatief.
Fase 4: Onderbouwing met Data (Analyse Fase)
In deze fase gaan we dieper in op de verzamelde informatie en meningen door deze te toetsen aan beschikbare data. Mensen hebben vaak specifieke perspectieven of kijken vanuit een bepaalde invalshoek. Door deze inzichten te vergelijken met feitelijke data, kan een geheel ander beeld ontstaan dan aanvankelijk gedacht.
Een illustratief voorbeeld is afkomstig uit de logistieke sector. Stel, je betreedt een magazijn en ziet dat de hele vloer vol staat met pallets. Op het eerste gezicht zou je kunnen concluderen dat het bedrijf veel pallets verzendt. Echter, een grondige data-analyse kan onthullen dat er slechts 20 pallets op de vloer staan, terwijl er elders in het magazijn twee rekken zijn met in totaal 150 pakketjes. Dit toont aan hoe data-analyse kan helpen om aannames te onderbouwen en besluitvorming te baseren op feitelijke informatie, in plaats van op snelle observaties en veronderstellingen. Het streven is om op de juiste feiten te sturen, wat essentieel is voor een effectieve verandering.”
Fase 5: Concrete Uitwerking (Ontwerpfase)
In deze fase combineren we alle verzamelde perspectieven, wensen, strategische overwegingen en data om een concreet stappenplan te ontwikkelen. We maken gebruik van diverse tools om de technische implementatie van het project kristalhelder te definiëren, waaronder:
Blueprint : Dit omvat het gedetailleerd in kaart brengen van het proces, waarbij het wordt gekoppeld aan relevante systemen, functies en andere relevante aspecten. Hiermee creëren we een visueel overzicht van het gehele project.
RASCI-matrix : In deze matrix wordt bepaald wie waarvoor verantwoordelijk is (Responsible), wie moet worden geïnformeerd (Accountable), wie ondersteunt (Support), wie moet worden geraadpleegd (Consulted) en wie moet op de hoogte worden gehouden (Informed). Deze duidelijke toewijzing van rollen en verantwoordelijkheden bevordert een gestroomlijnde uitvoering.
Na het opstellen van het ontwerp keren we terug naar de opdrachtgever om het ontwerp uitvoerig te bespreken en te valideren. Zodra het ontwerp is goedgekeurd, inclusief alle details, kan het project van start gaan.
Onze ervaring heeft geleerd dat deze aanpak leidt tot een soepele implementatie met minimale weerstand binnen de organisatie en weinig onverwachte technische obstakels. Dit helpt om het veranderingsproject effectief en efficiënt uit te voeren.
Het proces aanpassen aan de technologie, in plaats van de technische mogelijkheden te forceren binnen de organisatie. Dat is wat het verschil maakt bij elk project.
